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J’étais dernièrement en discussion avec une entrepreneure de Lévis lorsqu’elle m’a annoncé :
« Alex, je n’ai pas le temps de travailler sur le développement de mon entreprise, car je suis trop submergée à répondre à la demande grandissante de ma clientèle pour mes services. »
Et moi de répondre :
« C’est justement le meilleur moment pour effectuer des changements, car l’abondance crée l’indépendance. »
« Que veux-tu dire? »
Lorsque nos affaires vont bien et que l’on est débordé, il faut rester concentré sur nos objectifs en fonction de la situation que l’on souhaite atteindre. De plus, il est beaucoup plus facile d’améliorer notre situation lorsque l’on peut se permettre de dire « non » à certains clients.
Le piège, c’est d’attendre d’avoir le temps pour changer les choses.
Si vous avez trop de temps, ce sera parce que vous avez agi en amont ou encore que vos affaires vont moins bien. Dans le second cas, vous serez stressé et chercherez de nouveaux clients au lieu de travailler sur votre façon de faire jusqu’à ce que vous soyez de nouveau enterré d’ouvrage. Évitez de jouer à ce jeu dangereux.
1– Augmentez le délai de livraison ou décalez les plages de disponibilité de rendez-vous.
Dans la croissance d’une PME, vous perdrez inévitablement en agilité et vos délais de traitement, livraison et prise de rendez-vous vont augmenter à court terme.
Une des premières choses à décider est de déterminer quel est votre délai de livraison « normal » et de l’augmenter, ou encore de décaler les plages de disponibilité. Si vous livrez habituellement une commande en deux semaines, augmenter vos délais de livraison à quatre semaines. Si vous pouvez rencontrer un client la semaine prochaine, offrez-lui un rendez-vous dans trois semaines…
Vous diminuerez ainsi la pression exercée sur votre entreprise à court terme afin de ralentir un peu le débit de travail. Par contre, l’effet positif n’est que temporaire, car le flow est uniquement reporté dans le temps.
C’est souvent une solution pour planifier un léger temps d’arrêt pour les vacances ou encore pour réfléchir à combiner d’autres astuces.
2– Augmentez considérablement vos tarifs et vos prix.
Je dois vous avouer que c’est mon option préférée.
L’achalandage accru facilite l’augmentation de vos prix ou encore permet de peser un peu plus fort sur le crayon lorsque vous proposez un prix à un nouveau client potentiel.
Commencez à ajouter entre 10 et 15 % de plus sur les offres que vous faites.
Cette astuce peut réduire le flow de travail tout en maintenant une qualité de revenu, ou vous permet d’augmenter la marge de manœuvre financière afin d’engager de nouvelles ressources pour vous aider ultérieurement.
De plus, après avoir augmenté le délai de livraison ou de prise de rendez-vous, vous pouvez mettre en place une prime à l’urgence pour les clients qui souhaiteront recevoir leur commande plus rapidement. On ajoute habituellement au moins 25 % de plus comme prime à l’urgence et parfois jusqu’à quatre fois le tarif habituel. L’idée de cette prime est de réduire le nombre d’urgences que les clients ont et d’éduquer ceux-ci à s’y prendre d’avance avant de vous demander la lune.
C’est une façon de se respecter et de se faire respecter par vos clients.
Exemple : Nous vous garantissons que votre commande sera produite et livrée dans un délai de 30 jours. Par contre, si vous désirez l’avoir dans 15 jours, il y a un supplément de 25 %.
Bingo!
Un client qui a une vraie urgence va payer.
Théoriquement, si vous augmentez les prix, le volume devrait ralentir. Si ce n’est pas le cas, ajustez encore vos tarifs pour éventuellement accéder à l’astuce suivante.
3– Engagez des ressources temporaires.
Théoriquement, si vous avez suivi les deux premières astuces, vous devriez être moins débordé ou avoir un peu plus d’argent dans vos poches afin d’engager de l’aide supplémentaire.
L’option de la sous-traitance ou de la pige vous permettra de respirer mieux dans vos périodes de pointe UNIQUEMENT si vous avez choisi vos meilleures options de sous-traitance AVANT d’arriver à ce point.
Vous éviterez ainsi d’être pris avec des problèmes de qualité. Parce qu’en général, lorsque vous optez pour ce type d’aide temporaire sans préparation ou sans avoir testé préalablement ce que les sous-traitants peuvent accomplir, vous aurez finalement une surcharge de travail. Recommencer le travail d’un autre n’est pas très productif. Vous serez encore une fois embourbé… Retour à la case départ.
Mon commentaire est également bon pour l’embauche de nouveaux employés. Si l’employé est « garroché » dans l’action sans que vous ayez eu le temps de le former, c’est une dépense et non un investissement.
De plus, assurez-vous des compétences minimales des individus qui travailleront pour vous et surtout qu’ils correspondent adéquatement aux valeurs de votre entreprise.
4– Investissez dans votre productivité et votre efficacité.
Il existe probablement des outils technologiques ou encore des équipements qui augmenteraient considérablement votre efficacité et votre productivité. Il y a parfois des options qui peuvent être rapidement mises de l’avant tandis que d’autres devront être planifiées pour le futur.
Personnellement, j’utilise des outils web afin de :
- Vérifier si les courriels individuels que j’envoie ont été ouverts;
- Programmer mes courriels à l’avance afin de les envoyer au bon moment;
- Consulter mes comptes clients de n’importe où dans le monde;
- Mieux gérer mon agenda et mes réunions;
- Etc.
Investissez dans des équipements qui permettront de faire plus avec autant d’employés. Restez à l’affût des nouvelles tendances d’efficacité opérationnelle de votre secteur. Les robots peuvent devenir une solution intéressante pour diverses tâches.
Travaillez également sur vos processus afin de simplifier certaines procédures administratives qui pourraient être effectuées par vos employés ou vos clients. Par exemple, l’ouverture du dossier pourrait être complétée par le consommateur sur le web au lieu de prendre le temps de le remplir avec lui lors d’un entretien ou encore de le faire vous-même avant une rencontre. Une fois les procédures claires, il est beaucoup plus facile de les déléguer aux bonnes personnes.
De plus, je recommande aux entrepreneurs qui rencontrent des clients de réduire leur durée d’entretien ou de traitement. Par exemple, si vous effectuez des rendez-vous d’une heure, faites-les passer à 45 minutes. Vous gagnez 25 % de productivité. Vous pouvez ainsi voir quatre clients au lieu de trois pour la même période de temps. Sinon, utilisez les 15 minutes supplémentaires pour effectuer vos retours d’appels ou de courriels. Vous éviterez ainsi d’être pris avec ça à 21 h 36 ou à 4 h 32 du matin…
C’est une façon de transiter vers un modèle d’affaires différent et s’affranchir de la facturation à l’heure.
5– Changez votre perspective et votre modèle d’affaires… bref, évoluez!
Si vous offrez des rencontres individuelles, organisez-vous pour faire en groupe tout ce que vous pouvez.
Offrez des plages fixes de « sans rendez-vous » pour lesquelles vos clients doivent confirmer leur présence.
Offrez des forfaits au lieu de facturer à l’heure.
Facturez en fonction de la valeur ajoutée à vos clients.
Virtualisez tout ce que vous pouvez.
Transformez vos services en produits.
Faites évoluer vos produits en services.
Créez un service d’abonnement mensuel ou annuel.
Changez votre modèle de revenu en vous faisant payer par versements égaux ou organisez-vous pour vous faire payer au complet dès le départ.
Mais surtout, n’oubliez pas vos excellents clients actuels. Créez une offre distinctive avec des privilèges supplémentaires pour ceux-ci. Bref, créez de vrais V.I.P.
Et si vous faisiez les choses autrement?
Donnez-vous de l’oxygène pour quitter le mode « urgence ».
Sinon vous ne ferez que toujours répéter les mêmes erreurs et continuerez à patauger dans la même m…
